Een projectplan schrijven: hoe doe je dat?

Loop je al een tijdje rond met een goed idee, maar weet je niet hoe dit aan te pakken? Een helder projectplan vergroot de kans op succes. LKCA geeft tips hoe je dit voor elkaar krijgt.

Een experimentele performance van het lokale ouderenkoor, een 'urban arts'-event op het platteland of iets totaal anders? Als je van je idee een succesvol project wilt maken, dan ontkom je niet aan een gestructureerd plan, mét realistische planning én een begroting. 

Een goed projectplan is niet een in beton gegoten route, maar een leidraad. Het biedt informatie, maakt zaken concreet en geeft structuur en richting aan de werkwijze. Bovendien vergroot het de kans op samenwerking met beoogde partners.

Motivatie

Verwoord je eigen motivatie en urgentie: waarom moet dit project volgens jou nu plaatsvinden? Wat maakt het zo bijzonder en uniek? 

Doelen

Wat zijn de doelen van je project? Wat hebben je doelgroepen eraan? Biedt je project antwoorden of oplossingen voor vraagstukken?
Beschrijf wat je met het project wilt bereiken: met het project als geheel en met de afzonderlijke activiteiten. 

Planning

  • Deel je project op in drie fasen: voorbereiding, uitvoering en afronding. 
  • Schrijf per fase wat er moet gebeuren op het gebied van organisatie, communicatie en artistiek-inhoudelijke activiteiten. Geef aan hoeveel tijd en geld je daarvoor nodig hebt. Maak duidelijk wat al voorhanden is en hoe je de eventuele ontbrekende middelen wilt verwerven. 
  • Maak een tijdplanning. Bepaal per (deel)activiteit wanneer iets afgerond moet zijn.
  • Denk ook aan de taakverdeling. Bij elke (deel)activiteit geef je aan wie wat doet. 

Verdiep je in je partner 

Of je nu zoek bent naar artistieke samenwerking of financiering: verdiep en verplaats je altijd in de ander. Welke doelstellingen of urgenties delen jullie? Fondsen hebben hun doelstellingen vaak al voor je opgeschreven in de vorm van criteria. Bij andere partijen moet je daar misschien naar vragen.

Goede onderbouwing

Zorg voor een goede onderbouwing en versterk je plan met feiten, cijfers en persoonlijke verhalen. Organisaties als het Centraal Planbureau, het Centraal Bureau voor de Statistiek, Movisie, maar ook de Kennisbank van LKCA beschikken over feiten en cijfers die jouw verhaal ondersteunen en versterken. Probeer aan te haken bij bestaande plannen van de organisaties waarmee je wilt samenwerken. Vraag een actuele cultuurnota of beleidsplan op bij je gemeente, centrum voor de kunsten, onderwijsinstelling of welzijnsinstelling.

Persoonlijk

Laat ook ánderen vertellen waarom jouw project zo bijzonder is en voor wie. Met een persoonlijk verhaal maak je je projectplan overtuigender. Korte interviews, foto’s en filmpjes geven je plan een flinke boost.  

Kort en compleet

Bedenk dat jouw plan nog meer overtuigend en vertrouwenwekkend overkomt als het gestructureerd, compleet en kort en bondig is. 

  • Haak aan bij actuele ontwikkelingen
  • Faseer en werk uit
  • Onderbouw je project
  • Kort en bondig